OneConnection

Perubahan pasar yang didorong oleh kompetisi dan kebutuhan pelanggan membuat organisasi tergerak untuk mengelola pengetahuan yang dimilikinya. Bagaimana agar KM melekat dalam budaya organisasi?

Knowledge management (KM). Dua kata yang diprakarsai lebih dari 20 tahun lalu dan berkembang pada 1990-an itu kini mewarnai banyak organisasi. Dalam bahasa Indonesia, KM yang diterjemahkan sebagai manajemen pengetahuan seringkali digambarkan sebagai pengembangan alat, proses, sistem, struktur, dan kultur yang secara eksplisit meningkatkan kreasi, penyebaran, dan pemanfaatan pengetahuan yang penting bagi pengambilan keputusan. Definisi ini sangat bagus, namun oleh sebagian orang dianggap terlalu luas karena seringkali menimbulkan kebingungan dalam praktik dan memicu konflik antar bagian dalam organisasi.

Dalam workshop bertema “Social KM Cafe” yang dibawakan oleh ekspertis KM David Gurteen pada 9-10 Juli lalu di Ritz Carlton, peserta yang hadir diminta mengungkapkan perspektif masing-masing tentang KM. Workshop yang digelar oleh KM-Plus Learning-Lead ini mencoba mencari benang simpul dalam perkembangan KM dari berbagai organisasi yang hadir saat itu. Banyak peserta menceritakan KM dari sudut pandang dirinya. Dan, yang menarik, tidak seorang pun disalahkan.

“KM mengalami banyak perubahan baik dari sisi definisi, strategi maupun aktivitas. KM berkembang pesat selaras dengan perkembangan bisnis organisasi. Pada awalnya KM adalah pengelolaan pengetahuan melalui pemanfaatan teknologi informasi dengan fokus utama menyimpan dan menyebarluaskan pengetahuan tertulis (explicit) ke seluruh sendi-sendi organisasi,” tutur Alvin Soleh, Konsultan KM dari KM-Plus Learning-Lead.

Di masa lalu, berbicara tentang KM berarti harus ada poin strategisnya. Dari situ lalu dibuat operasionalnya hingga turun ke tingkat aktivitas. Setelah aktivitas dilakukan, baru sampai ke tahapan audit. Dari hasil audit akan ketahuan apakah KM masih berjalan baik ataukah tidak. “Jadi, KM di masa lalu sangat berorientasi pada teknologi informasi (TI),” ujar Alvin.

Dalam perjalanannya KM mengalami evolusi. Yang tadinya serba terstruktur itu pelan-pelan berubah. Menurut Alvin, perubahan itu terjadi karena KM terlalu berorientasi pada TI sehingga banyak yang gagal. Bagaimanapun, perusahaan berhadapan dengan manusia.

Bila ditelusuri, ternyata ada yang lebih powerful dibanding sekadar menyediakan sistem. Yaitu, orang-orang yang terlibat untuk berbagi pengetahuan. Nah, orang-orang ini punya kecenderungan, passion, rasa malas, gairah, dan lain-lain. Sayangnya, berbagai sifat itu tidak didefinisikan ketika perusahaan membuat sistemnya. Di sinilah KM berkembang menjadi social KM. “Jadi, organisasi bisa memulainya dari forum knowledge sharing dulu. Setelah itu pengetahuannya ditangkap ke dalam sebuah sistem menjadi database organisasi,” ujarnya.

Untuk dapat memahami maknanya lebih dalam, Alvin mengibarat KM seperti sebuah taman. “Setiap rumah memerlukan taman agar terlihat lebih indah, bukan?,” ia balik bertanya. Seperti apa bentuk tamannya, tentu disesuaikan dengan luas lahan, imajinasi, dan kemampuan sang pemilik rumah. “Proses membangun KM seperti membuat taman. Anda tidak harus mengganti semua komponen yang ada, tetapi perlu menatanya agar terlihat lebih baik sehingga menghasilkan sesuatu yang indah, memberi makna dan kenyamanan bagi setiap orang yang melihat atau berada di dalamnya,” demikian penjelasan Alvin.

Bila membangun KM dianalogikan seperti membangun taman, maka tiap perusahaan – besar maupun kecil – memiliki semua aspek yang dibutuhkan untuk membuat taman yang indah. Pertanyaannya, dari mana memulainya? Menurut Alvin, ada banyak jalan untuk membangun KM. Salah satunya melalui pendekatan sumberdaya manusia (SDM). “Perusahaan tentu punya aset SDM yang memiliki pengalaman luar biasa. Jadi KM bisa dibangun melalui aspek SDM,” ujarnya.

Caranya? “Manajemen bisa memanggil karyawan dan mengajak mereka berdiskusi mengenai apa yang harus dilakukan untuk membuat taman. Tiap orang mungkin punya pendapat yang berbeda mengenai konsep taman yang indah. Justru di situlah terjadi aliran pengetahuan dari satu orang ke orang yang lain,” kata Alvin menjelaskan maksudnya.

Alvin mengakui, untuk memulainya dibutuhkan tools. Tetapi tools tidak berarti apapun bila tidak ada orang yang mengisinya. “Yang penting paradigma kita harus tepat dulu. Apakah ada kecintaan ketika melakukannya? Jangan sampai karyawan menganggapnya sebagai beban,” ungkapnya blak-blakan.

Sehubungan dengan itu, David mengajak kita untuk melihat KM dalam perspektif sosial. Dia menilai, tanggung jawab KM bukan hanya terletak pada segelintir orang yang disebut community of practice (COP) saja. Alangkah baiknya bila setiap orang memiliki tanggung jawab yang sama. “Karena itu yang perlu diubah adalah mindset-nya dulu,” ujar Alvin, tegas.

Dalam kaca mata David, KM adalah sebuah passion, antusiasme, kecintaan dan bagian dari budaya perusahaan. Penerapan KM dikatakan berhasil bila KM sudah melebur ke dalam budaya organisasi. “Yang ingin dicapai dalam social KM adalah menciptakan budaya organisasi. Itulah aset terbesar organisasi yang tidak bisa dicopy perusahaan lain,” tambahnya.

Beberapa organisasi diketahui memiliki budaya knowledge sharing dalam suasana informal. Sayangnya, tidak banyak perusahaan yang menyadari bahwa ini merupakan aset terbesar mereka. Sehingga, mereka tidak memanfaatkan forum tersebut untuk menginisiasi pengetahuan. Agar pengetahuan tersebut dapat ditangkap, menurut Alvin, manajemen bisa melihatnya dari kekuatan yang dimiliki organisasi. Bila kekuatan perusahaan terletak pada pengalaman SDM-nya, maka dari situlah memulainya. Saking banyak pintunya, seringkali perusahaan tidak melihat peluang yang luar biasa di hadapannya. “Memulai KM bisa dilakukan dengan cara menggairahkan orang-orang di organisasi kita untuk senang belajar,” ujarnya.

Organisasi bisa memulainya dengan membiasakan orang-orang di dalamnya berbagi pengetahuan setiap hari. Misalnya, dalam bentuk sharing. Dengan demikian tiap hari selalu ada pembelajaran baru. Topik yang dimunculkan, misalnya, “Apa yang sudah bagus hari ini? Mungkin ada yang sharing, ‘Tadi saya mengalami kesulitan dalam pekerjaan, tapi akhirnya saya bisa.’ Nah, upaya apa yang dia lakukan sehingga berhasil menyelesaikan pekerjaannya? Itu yang perlu di-sharing ke orang lain. Di forum ini kita bisa memilih 2-3 hal yang sudah bagus. Lalu, yang belum bagus didiskusikan kembali untuk diperbaiki,” paparnya menjelaskan.

(http://www.portalhr.com/majalah/edisisebelumnya/fokus/1id1059.html)